Krotiteľ e-mailov: Ráno sa do inboxu nepozerajte a píšte krátke správy

Americká obchodná komora zistila, že ľudia strávia až hodinu svojho pracovného dňa na sociálnych médiách, v prípade mladých ľudí z generácie mileniálov je to až 1,8 hodiny. Výskum ukázal, že priemerný počet interakcií, ktoré má bežný americký užívateľ s mobilom (kliknutie, písanie či prejdenie prstom po displeji) predstavuje 2 617 dotykov denne, čo zaberie zhruba dve a trištvrte hodiny.

Tým, že ľudia majú k dispozícií smartfóny, pracovný a osobný život sa zlieva do jednej kopy. Na e-maily odpisujeme nielen počas pracovnej doby, ale aj večer pred spánkom, na WC alebo dokonca v aute ráno do práce. Mnohí zamestnanci sú doslova zahĺtení pracovnými e-mailami - už len ich prečítanie stojí množstvo energie a času. Ide o realitu, keď nestíhame a nemáme systém, ktorý by nás chránil pred vyhorením.

Pavel Šarbort sám v minulosti v práci vyhorel. Uvedomil si, že nie je sám. So záplavou e-mailov, nových notifikácií majú problémy takmer všetci. Vypočítal, že dve tretiny korporátnych pracantov, ktorí dostávajú denne viac než 50 e-mailov strávi nad ich čítaním, filtrovaním a odpisovaním dve hodiny denne, čo nie je zdravé ani pre zamestnanca a pre firmu ide o drahocenný čas. Pavel Šarbort si preto založil konzultačné poradenstvo, ktoré firmám radí ako efektívne narábať s elektronickou poštou.

Vlani analytik britskej centrálnej banky Dan Nixon upozornil na dôkazy, že nové technológie nám síce urýchlili pracovné nasadenie, ale na druhej strane „požierajú“ v ekonomike potenciálny rast produktivity práce, ktorá dlhodobo stagnuje nielen vo Veľkej Británii ale aj na Slovensku. Autor vplyv na produktivitu práce vysvetľuje tým, že prospešnosť informačných technológií je narušovaná nepozornosťou a nesústredenosťou. Ľudia plytvajú časom, v ktorom majú pracovať.

Keď ste mi odpísali na e-mail, v záhlaví bolo napísane: „Prečo má tento e-mail len 4 vety alebo menej?“ Tak prečo?

Dlhé maily nás zaťažujú a trávime pri nich veľmi veľa času a musíme sa v nich vyznať. Jedným z riešení je, a je to moja osobná politika, písať krátke e-maily. V štyroch vetách by malo byť zahrnuté, čo som chcel povedať, mal by tam byť uvedený čas, výzva k akcii, čo potrebujem od druhého človeka a samozrejme aj stručné sprievodné informácie. Ak je e-mail krátky, stručný, s odrážkami k akcii, smeruje k vopred stanovenému cieľu. Nie je to len množstvo kecov a nezmyslov.

Na takéto e-maily ľudia rýchlejšie odpíšu a dohodnú sa?

Áno. Možno sa budete diviť, ale čím vyššie v manažérskej štruktúre firme sa nachádzajú ľudia, tým rýchlejšie reagujú na e-mail, ktorý je jasný a stručný. Na školeniach sme zistili, že kým na krátky a stručný e-mail manažéri reagovali v priebehu niekoľkých dní, pri dlhých e-mailoch niekedy nereagovali vôbec. V niektorých firmách je už dnes nastavené pravidlo, že čím kratší mail tým lepšie, aby sa rozhodovací čas skrátil.

Odpísali ste mi na mail presne o 11:00. Ako často kontrolujete e-maily?

Skúsenosť nielen mňa, ale aj mnohých ľudí, je taká, že ráno prídete do práce. Riešite nového klienta, schôdzky, posúvate si termíny a vo vašom prípade idete napríklad článok. Lenže, ak predtým otvoríte e-mail, všetky vaše plány zničíte, pretože je tam niečo, čo potrebuje váš mozog okamžite riešiť. K článku, dôležitému klientovi alebo zmluve sa nakoniec ani nedostanete. Dobrá taktika, ktorú radím, je aby ste e-maily neotvárali ráno vôbec. Najprv urobte dôležitú prácu, ktorá vás niekam posunie a až potom si ich prečítate. Nikde nie je napísané, že na e-mail musím reagovať do 20 minút, ale stačí okno dvoch-troch hodín.

E-mail teda nie je dôležitý a skôr zaťažuje?

Nie je dôležitý, ale je to skôr prostriedok k práci. Ráno by malo byť vyhradené pre niečo, čo posunie firmu, projekt, biznis či budovanie značky dopredu. Je to už na každom z nás.

Prečo by som vám mal veriť? Čo z vás robí experta na efektivitu práce aj v kontexte e-mailov?

Sám som si prešiel vlastným pracovným vyhorením, keď som nestíhal, mal zmeškané hovory a e-maily. Asi každý si tým musí prejsť, aby to pochopil. Neskôr mi to došlo, že tento problém sa netýka len mňa ale aj desiatok kamarátov či kolegov. Každý vo firmách rieši nielen e-maily, ale celkové informačné zahltenie, notifikácie alebo vyrušovanie od kolegov. V marketingovej brandži dostávate každý deň záplavu nových e-mailov a vyznať sa v nich a filtrovať ich, je oveľa náročnejšie a dôležitejšie, aby ste takúto záplavu dokázali prežiť. Existuje k tejto téme dopyt ľudí, zaujíma ich to, pretože s e-mailami dnes bojuje takmer každý.

Koľko hodín sa kancelárske profesie venujú denne e-mailom, keďže ste robili podobné analýzy?

Začíname na dvoch hodinách, v niektorých profesiách ide aj o tri-štyri hodiny denne. Ak ním trávite tri hodiny denne a vašim popisom práce je niečo iné, tak je to minimálne alarmujúce.

E-mail je ale klasika, ale súčasné technológie priniesli nové služby ako Slack, Messenger a iné. Nie sú problémom práve tieto služby, ktoré nás „odputávajú“ od práce?

Problém je celkové vyrušovanie v práci – komunikačnými kanálmi, telefónom, notifikáciami. Preto riešime spôsoby ako sa lepšie sústrediť v práci a niektoré rušivé elementy eliminovať alebo obmedziť. Uvediem príklad: Sedíme s podnikateľom v kaviarni a jemu pípne e-mail.

Vyskočí okienko, počujete zvuk a nakoniec nás to preruší v konverzácií, ktorú vedieme. Po dvadsiatich sekundách po synchronizácií sa mu toto isté stane aj na mobile, kde mu cinkne zvuk a vyskočí ikonka. O pol minúty neskôr sa tento proces zopakuje na smart hodinkách, ktoré má na ruke. Jeden e-mail, a je úplne jedno, či bol dôležitý, ale nie, nás vyrušil trikrát. Týmto ľuďom už dnes vravím notifikační feťáci. Ide o závislý stav, pretože nemáme systém. Robíme si to pritom sami a v konečnom dôsledku nás to vyrušuje od systematickej a sústredenej práce.

Máte vypočítané vo firmách náklady, ktoré sú spojené so zahĺtenosťou e-mailami?

Je potrebné povedať, že každý tím v práci by si mal nastavil komunikačné kanály vrátane nastavenia zvukov a notifikácií tak, aby si ich obmedzil, zjednodušil a nastavil takým spôsobom, aby s tým bol v pohode. E-maily sú dobrým sluhom, ale zlý pánom. Pánom sa stáva, keď nimi trávite dve-tri hodiny denne. Uvediem príklad, ktorým to pochopíte. Pošlete pracovný e-mail vášmu tímu, ktorý má troch ľudí. Pravdepodobne bude vyriešený do niekoľkých hodín. Lenže ak pošlete dlhý e-mail a navyše nie trom ľuďom, ale hneď dvadsiatim, bude sa to riešiť aj týždne.

V konečnom dôsledku tak firma prichádza o hodiny zaplatenej práce, keďže 20 ľudí musí riešiť jeden e-mail. Hodiny práce človeka (krát) počet ľudí v tíme (krát) počty dní do roka sú státisíce eur ročne. Efektívnejším nakladaním s e-mailami ušetríte tisíc eur každý deň. Už len tým, že nebudete e-maily riešiť tri hodiny ale dve. Pri dvadsiatich ľuďoch ide o ušetrených 20 hodín denne.

Aké je praktické riešenie tohto problému?

Je to individuálne, na základe typu práce. V niektorých firmách pomôže už len to, že bude menej ľudí v kópii e-mailov a budú si písať kratšie e-maily. V jednej firme sa zamestnanci dohodli „na pravidle 15“. To znamená, že nebudú písať e-maily, ktoré majú viac než 8 viet. To je už menší odstavec.

Počet príjemcov plus počet viet je nejaký súčet. V ich prípade to bolo 15. Pravidlo znie, že ak chcete napísať dlhší e-mail, pošlite ho menej ľuďom, ak krátky, môžete ho poslať viacerým kolegom. To znamená - aby pravidlo 15 platilo, štyri vety v e-maile môžete poslať maximálne 11 ľuďom.

Prečo práve 15?

Je to len taká virtuálne reštrikcia, obmedzenie pre danú firmu alebo tím, aby ich e-mailová komunikácia nebola nekonečná, ale efektívna pre nejaký počet ľudí. Na tom čísle by sa mala dohodnúť celá firma a číslo je individuálne. Malo by sa ale predísť tomu, aby mali ľudia pocit, že sa na dlhý mail musí odpísať rovnako dlhým e-mailom. Je to nielen strata času, ale aj stresu, keďže nestíhate normálnu prácu.

Naša redakcia prešla na Slack, čo je komunikačný kanál, ktorý máme otvorený celý deň a správy dostávate len vtedy, ak ste súčasťou tímu, ktorého sa informácie týkajú. Je to lepšie riešenie než e-mail?

Nie je to ideálne, pretože ho máte otvorený celý deň, tiež máte nastavené pravdepodobne notifikácie a vyrušuje vás to. Mali by ste zvoliť stratégiu, že ste na Slacku len obmedzený čas, aby ste sa dokázali sústrediť na svoju prácu. Nehovorím, že musíte byť offline, ale ho mať zavretý a párkrát ale najlepšie trikrát za deň doň nakuknúť. To isté platí aj pri e-mailoch.

Mnohí si poštu kontrolujú aj na dovolenke či v nedeľu večer. Čo vy na to?

Je to zložité, pretože tým, že máte nastavené notifikácie, nekončíte pracovať ani po pracovnej dobe. E-maily chodia večer aj ráno. Tým, že medzinárodné firmy pracujú v rôznych časových zónach, nemôžete ovplyvniť to, že vám kolega z USA pošle e-mail o desiatej večer. Tam je jediná možnosť. Natvrdo si povedať, že na istý čas vypnem mobil či notifikácie tak, aby som mohol mať pokojný večer alebo víkend. To, že niekto rieši e-maily v nedeľu večer? No ľudia si to robia sami. Pokiaľ nemáte pracovnú dobu v nedeľu večer, tak to neriešte.

Potrebujete si vytvoriť návyk, že v nedeľu večer na ne nebudem pozerať. V akej pracovnej zmluve je dané, že to musíte riešiť práve vtedy. Je to často len tlak kolegov alebo vašich nadriadených, ktorí odpisujú v nedeľu večer. Vtedy máte pocit, že musíte tiež, ale nikde to nemáte uvedené ako povinnosť. Je potom aj na dohodnutí sa vo firme, že odpisovanie na e-maily počas víkendu nie je normálne. Potom sú štáty ako Francúzsko, ktoré majú právo na odpojenie. To ukladá firmám, aby stanovili dobu, kedy nie je možné po zamestnancoch požadovať zdvihnutie telefónu alebo odpovedanie na e-maily.

Máte tieto komunikačné kanály tiež v smartfóne?

E-mail mám, ale nemám od neho ikonku. Nesťahujú sa mi e-maily automaticky do mobilu, takže mi neprídu notifikácie, že mi prišiel nejaký e-mail. Prečo? Pretože aj keď e-maily vytriedim na nulu (inbox zero) tak o 20 minút mám e-mail opäť. To znamená, že e-maily tam vždy nejaké budú a nepotrebujem ich neustále prezerať. Messenger tiež mám, ale jeho použitie je na mobile u mňa tiež dosť obmedzené. Čistá hlava je dnes oveľa dôležitejšia než to, či majú alebo nemajú doručenú novú poštu.

Stretávate sa s ľuďmi, ktorým e-maily a komunikačné kanály narúšajú rovnováhu medzi súkromným a pracovným životom?

Čím vyššie vo vedení firmy sú tieto problémy častejšie. Je to často o tom, že nemajú žiaden systém, ktorý by im pomohol hlavu vyčistiť. Ľudský mozog je geniálny nástroj na to, aby vedel veľa vecí urobiť a vymyslieť, ale čím viac je zahltený elektronickou komunikáciou, jeho kapacita sa znižuje. Človek by si tam mal povinnosti a úlohy zapisovať na jedno bezpečné miesto, aby na to nemusel myslieť a tak mozog odbremenil. Výsledkom je čistejšia hlava.